代理记账是记录企业所有财务交易的过程。代理记账员负责记录、分类和组织商业运作过程中发生的每一笔财务交易。记账不同于会计。会计过程使用代理记账员保存的账簿来编制年终会计报表和账目。
非常小的企业可能会选择一个简单的代理记账系统，以与支票簿几乎相同的方式记录每一笔金融交易。财务交易较为复杂的企业通常选择使用复式记账法。
什么是代理记账？
代理记账是一个商业公司从开业到结束的每一笔财务交易的过程。根据企业使用的会计制度的类型，每一笔财务交易都是根据证明文件进行记录的。这些文件可以是收据、发票、采购订单，或显示交易发生的类似类型的财务记录。
现在大多数企业使用专门的代理记账计算机程序来保存显示其财务交易的账簿。代理记账员可以使用单笔记账还是复式记账记录金融交易。代理记账员必须了解公司的会计科目表以及如何使用借贷平衡账目
代理记账过程应考虑到公司在年终时为所得税目的的财务结果以及公司会计编制财务报表。
代理记账与会计有何不同？
在一个商业公司中，代理记账是一个重要的，但初步的功能，以实际会计职能. 代理记账员收集每一笔财务交易的文件，将交易记录在会计日记账上，将每一笔交易分为一笔或多笔借方和一笔或多笔贷方，并根据公司的会计科目表组织交易。
所有金融交易都有记录，但必须在特定时间段结束时汇总。有些公司要求提供季度报告。其他规模较小的公司可能只需要在年底提交报告，以便为纳税做准备。
在适当的时间段结束时，会计接管并分析、审查、解释和报告企业的财务信息。会计还为公司准备年终财务报表和适当的账目。会计人员编制的年终报告必须遵守财务会计准则委员会. 这些规则被称为公认会计原则。
您需要为您的业务设置什么记帐功能？
在设置代理记账系统时，首先要做的决定之一是是否使用现金或权责发生制. 如果你在家经营一个小型的单人公司，或者甚至是在一个人办公室经营一个更大的咨询公司，你可能会想坚持现金会计。
如果你使用现金会计，当现金易手时，你会记录你的交易。使用权责发生制，你可以立即记录购买或销售，即使现金直到以后才转手，有时公司开始他们的业务时使用现金会计，并随着业务的增长而转向权责发生制。
如果你要给你的客户提供信贷，或者你要向你的供应商申请信贷，那么你必须使用权责发生制。
你还必须决定，作为一个新的企业主，你是要使用单分录还是复式记账。单笔记账很像保存支票登记簿。你在支付账单和存入公司账户时记录交易。只有当你的公司规模相对较小且交易量较小时，它才有效。
如果你的公司比较大，比较复杂，你需要建立一个复式记账系统。每个事务至少有两个条目。至少有一个借方记入一个账户，至少一个贷方记入另一个账户。这就是复式记账法 .
公司还必须建立会计电算化系统当他们为自己的企业设立代理记账系统时。大多数公司使用计算机软件来跟踪他们的会计日记账和他们的代理记账分录。很小的公司可能会使用基本的电子表格，比如微软的Excel。大型企业采用更复杂的软件来跟踪会计日记账。
最后，企业必须建立会计科目表。随着业务的发展和变化，会计科目表可能会随着时间的推移而改变。
会计科目表列出了企业需要和应该拥有的每个科目。每个帐户都有一个编号和一个名称。还将列出子帐户。
平衡账簿时了解资产、负债和权益
有效的代理记账需要了解公司的基本账目。这些账户及其子账户构成了公司的会计科目表。资产 ,债务，和公平编制公司资产负债表的帐目。
资产就是公司拥有比如存货和应收账款。资产还包括固定资产，通常是厂房、设备和土地。如果你看一看资产负债表，您将看到按流动性顺序列出的资产账户。资产账户从现金账户开始，因为现金是完全流动的。在现金账户之后，还有存货账户、应收账款账户和固定资产账户。这些都是有形资产。你可以触摸它们。公司也有无形资产，如客户商誉，可能会列在资产负债表上。
负债是指公司欠比如他们欠供应商的钱，银行和商业贷款，抵押贷款，以及账面上的其他债务。资产负债表上的负债账户包括流动负债和长期负债。流动负债通常是应付账款和应计项目。应付账款通常是指企业欠供应商、信用卡和银行贷款。应计项目包括所欠税款，包括所欠销售税和联邦、州、社会保障和医疗保险税，这些税通常按季度支付。长期负债的期限超过一年，包括抵押贷款等项目。
股权是企业所有者和其他投资者对公司的投资。权益账户包括所有者对公司的所有债权。企业主有一项投资，它可能是对公司的唯一投资。如果这家公司收购了其他投资者，这一点在这里得到了反映。
在代理记账方面，你必须在年底结清帐目。代理记账员必须仔细记录这些项目，并确保与资产、负债和权益相关的交易记录正确且正确。有一个关键的公式，你可以用来确保你的书总是平衡。这个公式叫做
会计等式意味着企业拥有的一切（资产）与企业的债权（负债和权益）是平衡的。负债是基于你欠供应商和贷方的索赔。企业的所有者对剩余资产（股权）有索赔权。
损益表和代理记账：收入、费用和成本
这个损益表利用销售收入和其他来源、费用和成本. 在记账法中，你必须在会计日记账上记录下这三种类型中的一种。
来自公司资产负债表和损益表的信息在年末给会计人员一个公司在会计日记账上记账交易的完整财务状况。
收入是指企业在销售其产品或服务时所获得的全部收入。成本，也称为销售商品的成本，是企业为购买或制造向客户销售的商品或服务而花费的所有资金。会计科目表上的采购科目跟踪所购买的商品。
开支是所有用于运营公司的钱，这些钱与所销售的产品或服务无关。 five费用账户的一个例子是工资、薪金或销售和管理费用。
代理记账员负责确定应记录交易的账户。例如，如果企业向客户进行现金销售，而您的企业使用复式记账法，则将收到的现金记录在名为“现金”的资产帐户中，而销售将记录在名为“销售”的收入帐户中。