如果你想让你的财务状况有意义，小企业的代理记账是一个至关重要的角色。最初的代理记账员可能是你，但随着你生意的发展，你可能发现你已经没有多余的时间了。
无论你是打算自己来处理这个角色，还是找人帮忙，这篇简短的介绍都能帮助你理解代理记账的要领，以及它为什么对一个成功的企业如此重要。
代理记账和会计有什么区别？
代理记账和会计经常混淆。事实上，代理记账是整个会计职能的一个很小但至关重要的部分。代理记账是记录和报告财务信息的过程，而会计则是使用这些数据来确定企业的财务状况并决定如何管理财务的过程。
记账涉及什么？
代理记账是管理企业的日常财务。它包括：
付款（如账单）
追讨客户付款
确保您的业务缴纳适当的税款
为您的业务申请补税（如费用）
管理工资单正确支付你的员工和英国皇家海关总署
记账法使用三种财务记录来跟踪企业内部和外部的付款：
现金簿–记录您的现金流（所有进出业务账户的信息）
销售发票–这将记录您的销售情况，包括已付款和未付款的发票。
采购发票–记录您购买的产品（包括服务）以及每次购买的付款方式。
这些通常是你要保存的最低记录（“书”），可能还会有更多。保持准确的账簿对财务报告很重要，如果你的企业面临审计，这也是至关重要的。
小企业8大记账提示
以下提示将帮助您开始为您的小企业记账。
1记录每次付款
使用你的帐簿来追踪每一笔付款，并清楚地表明它们是何时支付或收到的，这样你就可以很容易地找到它们，如果你以后需要参考它们的话。
2选择核算方法
你的代理记账将支撑你的会计核算，所以从一开始就决定你将使用哪种方法。传统会计在发票日期记录收入和费用。现金会计是在你实际收到或支付现金的日期记录的。现金会计降低了你还没有收到的钱需要纳税的风险，但只有当你的营业额在83000英镑或以下时才可以使用。
3严格要求截止日期
千万不要延迟付款（尤其是向英国皇家海关总署付款），并给你的客户一个付款期限，这样你就可以有效地追查他们。注意任何逾期付款的人，如果他们一直拖欠付款，考虑不与他们合作。这叫做信用控制我们的目的是现金流健康。
4记录开支
你可以从很多营业费用减少你的日常开支。你需要收据来证实你从英国皇家海关总署提出的索赔，所以把它们存放在安全的地方，并按不同的业务类别组织起来。
一定要把业务开支和个人开支分开，这样你就可以很容易地确定哪些费用可以从利润中扣除以减少税收。
5整理银行对账单和发票
或者，不要浪费你的代理记账员的时间和金钱。确保所有的银行对账单和发票（采购和销售）都是正确的，并且按日期顺序排列。否则，当你自己很容易处理这些文件时，你就要为你的代理记账员支付追踪和整理这些文件所花的时间。更糟糕的是，如果文件丢失，那么你可能会因为迟交文件而面临罚款。
对于采购发票（即您欠的钱），为已付款和未付款的发票分别保存文件，并按供应商名称的字母顺序进行归档。一旦你付了钱，一定要记得把发票移过来。
对于销售发票（即欠你的钱），按应付款的先后顺序对其编号，以便有效地追踪。
6选择合适的软件
你可能不需要专业的代理记账软件——它可以用微软的Excel或它的免费软件来完成。然而，随着需求的扩大，你可能需要一个更专业的套餐。问问你的会计他们推荐什么软件。
7编制月度报告
每月至少生成一次报告是掌握企业财务状况的最可靠的方法，并确保你不会被令人讨厌的意外所困扰。你的月度报告至少应包括损益表和资产负债表。现在你有了一个关于你的业务表现如何的连续评论。
8知道什么时候把你的代理记账外包出去
如果你的生意起步很小，你自己做代理记账是有意义的。随着你的成长，记录下你每周花在书本上的时间。计算出你自己时间的金钱价值（例如，你每小时为企业创造了多少收入）并将其与代理记账员的成本进行比较。一个专业的代理记账员可能只需要几个小时来处理一个月的帐目，所以不久之后这将是更好的价值。
现在哪个更重要？代理记账员还是会计？
对于一家小企业来说，最初找一个代理记账员可能比雇一个会计更为紧迫。然而，在大多数情况下，这不是非此即彼的决定。如果你外包你的会计职能，代理记账和工资通常可以包括在服务的一部分。拥有一个全面的财务功能可以让你安心，节省时间，并使你的业务增长如你所愿。